Biro Umum Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia (Lemhannas RI) menyelenggarakan Penyuluhan Kearsipan di lingkungan Lemhannas RI bertempat di Ruang Syailendra, Lemhannas RI, pada Rabu (27/3). Acara tersebut dibuka oleh Koordinator TU Lemhannas RI Basirin, S.E., M.A.
Penyuluhan kearsipan dinilai sangat penting demi mewujudkan tertib administrasi dan meningkatkan penilaian pada pengawasan kearsipan internal dan eksternal Lemhannas RI, serta mendukung dalam program reformasi birokrasi pemerintahan. “Dengan diadakan penyuluhan kearsipan ini diharapkan dapat memberikan pembinaan dan lebih menertibkan dalam pengelolaan arsip serta terciptanya kelancaran dalam proses administrasi yang efektif dan efisien di lingkungan Lemhannas RI,” kata Basirin.
Penyuluhan tersebut menghadirkan dua narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, yakni Arsiparis Ahli Muda pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI Peny Wulandari dan Arsiparis Ahli Madya pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI Gayatri Kusumawardani, SS, M.Hum. Peny Wulandari menyampaikan paparannya yang berjudul pengelolaan arsip dinamis.
Bicara definisi, Peny Wulandari menyampaikan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. “Semua rekaman kegiatan yang dilakukan di lembaga negara, di Lemhannas, yang menggunakan anggaran negara itu adalah arsip milik negara. Oleh karena itu kita harus mengelolanya sesuai peraturan yang berlaku. Jadi sesuai standar dan norma kebijakan yang berlaku,” ujar Peny Wulandari.
Organisasi kearsipan terdiri dari pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis merupakan pencipta (pembuat) arsip yang mengelola arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif dijalankan oleh unit pengolah, dalam hal ini di Lemhannas RI adalah Kedeputian, Inspektorat, Pusat Laboratorium, Biro Umum, Biro Humas, Biro Perencanaan, Biro Telematika, serta Biro Kerma dan Hukum. Sedangkan arsip inaktif dijalankan oleh unit kearsipan, dalam hal ini adalah Bagian Tata Usaha Biro Umum Lemhannas RI.
Lalu Peny Wulandari menjelaskan pengelola arsip statis merupakan lembaga kearsipan yang terdiri dari Pemerintah Pusat dikelola ANRI, Pemerintah Daerah Provinsi dikelola Arsip Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota oleh Arsip Daerah Kabupaten/Kota, dan Perguruan Tinggi Negeri oleh Arsip Perguruan Tinggi.
Peny Wulandari melanjutkan paparannya tentang pengawasan kearsipan, yang merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Unit kearsipan Kementerian/Lembaga juga melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya.
Adapun tiga kunci sukses pada pengawasan internal, yaitu, pertama, SDM yang lengkap (pejabat struktural, arsiparis, pengelola arsip kompeten melalui pendidikan kearsipan /diklat) dan sarana prasarana kearsipan, seperti folder, guide/sekat, label, filing cabinet, out indikator, indeks, tunjuk silang, gedung records center, ruangan, peralatan dan boks.
Lalu yang kedua adalah melakukan pengelolaan arsip aktif dan inaktif dengan pemberkasan serta penataan untuk arsip inaktif, kemudian melakukan penyimpanan arsip aktif dan inaktif menggunakan central file bagi unit pengolah dan record center bagi unit kearsipan. Sedangkan yang ketiga adalah memastikan pembuatan dan penerimaan arsip terkendali, memastikan ketersediaan arsip, prosedur, penyajian arsip pada unit pengolah dan unit kearsipan, memastikan pemberkasan, penataan, penyimpanan, dan alih media, pemeliharaan arsip vital, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga serta memastikan pemindahan secara rutin (UP), pemusnahan, dan penyerahan.
Narasumber selanjutnya, Gayatri Kusumawardani menyampaikan tentang pemberkasan arsip aktif. Gayatri menginformasikan kepada peserta cara-cara pengarsipan yang benar dengan membagi pada tiga sekat, yakni primer (pokok masalah), sekat sekunder (sub masalah), dan tersier (sub-sub masalah).Untuk pemberkasan arsip aktif, Gayatri menyampaikan tiga hal yang harus dilakukan. Pertama adalah dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima. Kedua adalah dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip. Ketiga adalah menghasilkan tertatanya fisik arsip dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.Acara tersebut diikuti oleh personel Lemhannas RI yang bertugas melakukan pengarsipan dari tiap-tiap unit kerja. (SP/CHP)
