“Semoga pencerahan dari Pak Imam membawa kita ke satu wawasan atau sudut pandang bagaimana cara mengelola arsip,” kata Kepala Biro Umum Settama Lemhannas RI Brigjen Pol. Drs. Wibowo, M.H. Hal tersebut disampaikan dalam kegiatan Sosialisasi Peraturan Gubernur Lemhannas RI Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas pada Kamis (22/2) bertempat di Ruang Syailendra, Lemhannas RI.
Lebih lanjut, Kepala Biro Umum Lemhannas RI menyampaikan bahwa arsip seringkali dipandang tidak seberapa dalam suatu kegiatan administrasi. Namun, pada kenyataannya arsip memiliki dampak hukum yang diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. “UU tentang Kearsipan mengatur kita harus memberikan pelayanan pekerjaan dan kinerja dari suatu arsip yang pengukurannya dari arsip dan pengadministrasian,” ujar Kepala Biro Umum Lemhannas RI.
Menutup sambutannya, Kepala Biro Umum Lemhannas RI mengimbau seluruh peserta untuk menyimak dengan seksama pengayaan wawasan yang disampaikan narasumber. Kepala Biro Umum Lemhannas RI juga mengucapkan terima kasih kepada narasumber yang telah menyempatkan hadir dalam kegiatan tersebut. Hadir dalam sosialisasi tersebut narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, yakni Direktur Kearsipan Pusat ANRI Drs. Muhammad Imam Mulyantono, M.AP. dan Arsiparis Ahli Muda pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, ANRI Peny Wulandari.
“Titik lemahnya adalah arsip di unit kerja tidak ditata, tidak dikelola,” kata Direktur Kearsipan Pusat ANRI Drs. Muhammad Imam Mulyantono, M.AP. menjelaskan masalah kearsipan yang terjadi pada cukup banyak instansi. Menurut Direktur Kearsipan Pusat ANRI, seharusnya arsip dari unit kerja disampaikan ke bagian pengarsipan untuk akhirnya dimusnahkan atau dijadikan arsip bersejarah.
Sependapat dengan Kepala Biro Umum Lemhannas RI, Direktur Kearsipan Pusat ANRI menegaskan bahwa peraturan perundang-undangan terkait kearsipan sudah memiliki kekuatan yang cukup kuat. Namun, implementasi dan pelaksanaannya belum sejalan dengan kekuatan peraturan di atas.
Lebih lanjut, Direktur Kearsipan Pusat ANRI menjelaskan pendekatan dalam memahami arsip. Proses awalnya adalah sebuah peristiwa yang menyajikan fakta dalam peristiwa tersebut. Lalu dilakukan pendataan atas fakta tersebut. Dari data yang bermakna, maka akan menjadi informasi. Ketika informasi direkam karena perlu dijaga maka terjadi proses pembuatan dokumen. Setelah menjadi dokumen, akan berlanjut menjadi arsip. “Tidak semua dokumen dapat menjadi arsip, karena arsip harus memenuhi syarat terpercaya, autentik, utuh, dan dapat digunakan,” ujar Direktur Pusat ANRI.
Terpercaya artinya naskah dokumen merekam kejadian yang sebenarnya. Autentik maksudnya arsip tersebut sebisa mungkin persis bagaimana aslinya dibuat. Utuh berarti arsip tersebut lengkap. Dapat digunakan adalah arsip dapat diakses lagi saat akan digunakan.
Pada kesempatan tersebut, turut disampaikan Rekapitulasi Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal Lemhannas RI Tahun 2023. Lemhannas RI meraih nilai 72,05 dengan kategori BB (Sangat Baik). Namun, bukan berarti Lemhannas RI dapat berhenti meningkatkan kinerjanya. “Untuk mendorong kinerja kearsipan, dibutuhkan penguatan di unit kerja untuk pengelola arsipnya,” pungkas Direktur Kearsipan Pusat ANRI.
Setelah menerima paparan dari Direktur Kearsipan Pusat ANRI, para peserta sosialisasi menerima paparan dari Arsiparis Ahli Muda pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, ANRI Peny Wulandari. Dalam paparan tersebut, Peny Wulandari menjelaskan tentang aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) versi 3. Dijelaskan bahwa pengembangan saat ini sudah sampai Srikandi Versi 3 Tahap 1.
Dalam versi ini arsitektur yang digunakan berbasis microservices. Berbasis microservices adalah desain arsitektur untuk membuat sebuah aplikasi yang terdiri dari berbagai unit layanan tersendiri tapi tetap saling terhubung. “Setiap unit layanan dalam aplikasi tersebut menjalankan fungsi berbeda, tapi tetap mendukung satu sama lain,” ujar Peny Wulandari. Selanjutnya dipaparkan berbagai perbedaan dalam fitur-fitur SRIKANDI versi 2 dan SRIKANDI versi 3. (NA/CHP)
