Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia (Lemhannas RI) mengadakan Sosialisasi Pembinaan Kesadaran Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan, Kamis (19/8). Sosialisasi dengan tema “Jadwal Retensi Arsip (JRA)” tersebut, menghadirkan Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Dra. Dwi Mudalsih, M.Hum. sebagai narasumber dan bertujuan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang kearsipan (Jadwal Retensi Kearsipan) secara umum serta.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Lemhannas RI pada tahun 2009 telah menyusun dan menerbitkan Peraturan Gubernur Lemhannas RI Nomor 13 Tahun 2009 Tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lemhannas RI. Peraturan ini merupakan tindak lanjut dari peraturan di atasnya, yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan serta merupakan upaya mewujudkan tertib administrasi di lingkungan Lemhannas RI khususnya yang berkaitan dengan kearsipan.
“Arsip merupakan simpul pemersatu bangsa, roh sebuah organisasi, dan bukti otentik dari sebuah rekaman kegiatan yang tidak terpatahkan,” kata Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Madya Rokermakum Settama Lemhannas RI Sulis Marwiyani Fatkhan, S.H., M.Sc. mewakili Kepala Biro Kerja Sama dan Hukum Laksma TNI Sri Widodo, S.T., CHRMP saat membuka sosialisasi tersebut. Lebih lanjut Sulis menyatakan bahwa melalui sebuah arsip dapat diketahui sejauh mana dan bagaimana suatu hal terjadi, yang kemudian setelah diketahui proses dan perjalanannya maka suatu hal tersebut dapat dipahami dan dimaknai.
Dalam sambutannya, Sulis Marwiyani menjelaskan bahwa Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan telah mengamanatkan bahwa penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tanggung Jawab penyelenggaraan kearsipan nasional ini meliputi tiga pilar yaitu penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip, yang didukung oleh sumber daya kearsipan.
“Dalam konteks penerapan Jadwal Retensi Arsip ada beberapa hal yang menjadi panduan,” kata Dwi Mudalsih. Lebih lanjut Dwi Mudalsih mengatakan dari kebijakan kearsipan yang sudah ditetapkan lembaga, Gubernur Lemhannas RI telah menyiapkan beberapa alat untuk penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Pertama, Tata Naskah Dinas untuk menciptakan naskah dinas. Kedua, Klasifikasi Arsip untuk menata arsip. Ketiga, Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menyusutkan arsip.
Kemudian Dwi Mudalsih menyampaikan aspek yuridis arsip, yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang Berkaitan dengan Kewajiban Mengelola Arsip Dinamis. Di Lemhannas RI sendiri juga diatur dalam Peraturan Gubernur (Pergub) Lemhannas RI Nomor 9 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 13 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Ketahanan Nasional RI.
Pada kesempatan tersebut Dwi Mudalsih juga menjelaskan arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung pada kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. “Undang-undang mengamanatkan bahwa ini (arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif) wajib dilaksanakan oleh pencipta arsip” ujar Dwi Mudalsih.
