Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia (Lemhannas RI) menyelenggarakan Sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan, Kamis (17/06). Sosialisasi tersebut terkait dengan implementasi Peraturan Gubernur (Pergub) Lemhannas RI Nomor 03 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia. Kegiatan diawali dengan sambutan oleh Kepala Biro Kerja Sama dan Hukum Lemhannas RI Laksma Sri Widodo, S.T., CHRMP yang menyampaikan bahwa penyelenggaraan administrasi pemerintah yang baik harus didukung oleh kemampuan tertib administrasi yang baik.
Salah satu komponen yang penting adalah administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan/akronim, kearsipan serta tata ruang perkantoran. Dalam mendukung hal tersebut, Lemhannas RI telah menerbitkan Pergub Lemhannas RI Nomor 3 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia. Dengan ditertibkannya dasar hukum tersebut, diharapkan pengaturan dan pengelolaan surat-surat dinas baik terhadap pembuatan surat, logo, ukuran/jenis kertas, penggunaan huruf, kewenangan tanda tangan maupun cap/stempel dinas dapat lebih teratur.
Sesuai dengan tema tersebut, turut hadir sebagai narasumber Arsiparis Madya Direktorat Kearsipan Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Dra. Dwi Mudalsih M.Hum. yang salah tugasnya adalah melaksanakan pembinaan kearsipan di seluruh jajaran pemerintah di lingkungan kementerian dan lingkungan lembaga, baik lembaga negara maupun lembaga non struktural.
Dwi membuka materinya dengan menyampaikan dasar hukum kearsipan, yaitu Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Kepala (Perka) ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas yang berkaitan dengan implementasi Pergub Lemhannas RI Nomor 03 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas. Pergub tersebut telah mengacu pada Perka ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas sehingga menjadi satu pedoman bagi seluruh lembaga negara baik pusat, maupun daerah, terkait dengan penyusunan penetapan tata naskah dinas di instansi masing-masing. Hal tersebut menjadi acuan secara nasional yang harus menjadi pedoman dalam penyusunan penetapan tata naskah dinas di lingkungan masing-masing.
Dalam proses penyusunan Pergub Lemhannas RI Nomor 03 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia telah dilakukan koordinasi dengan ANRI. Kemudian tersusunlah naskah rancangan peraturan tersebut terkait dengan tata naskah dinas dan telah ditetapkan. Dengan ditetapkannya Pergub Lemhannas RI Nomor 3 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia, artinya Lemhannas RI telah memenuhi kewajiban terkait dengan penetapan kebijakan kearsipan terutama terkait dengan pedoman tata naskah dinas.
Pada diskusi yang dilakukan secara virtual tersebut, Dwi juga menjelaskan bahwa dokumen arsip yang diterima harus dikelola menjadi satu kesatuan urusan terkait dengan hal apa dan dikelola oleh masing-masing fungsi. Penciptaan arsip membutuhkan instrumen, tidak saja tata naskah dinas tetapi ada instrumen lainnya, seperti klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan arsip. Setelah proses penciptaan arsip sampai seluruh tahapan tersebut selesai, kemudian arsip dikelola, ditata, dan disimpan di lemari arsip yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing. Guna mencegah terjadinya kebocoran informasi dapat diatur dalam klasifikasi keamanan dan akses arsip
Dwi berpendapat bahwa ruang lingkup tata naskah dinas Lemhannas RI sesuai dengan Pergub Lemhannas RI Nomor 3 Tahun 2020 Tata Naskah Lembaga Ketahanan Nasional Republik Indonesia sudah memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundangan.
